KI oder Ko?
Heinz-Paul Bonn • 28. April 2025
Die mutmaßliche neue Bundesregierung verspricht, was schon ihre drei Vorgängerinnen versprochen haben: Bürokratieabbau. Allerdings sind sowohl die Ampel als auch die vorherigen Merkel-Regierungen daran gescheitert, dieses Versprechen einzulösen. Im Gegenteil: die Zahl der neuen Gesetze ist jeweils gestiegen. Das liegt auch an der Brüsseler beziehungsweise Straßburger Regulierungssucht, wo EU-Kommission und EU-Parlament den Eindruck erwecken, dass die eigene Existenzberechtigung vor allem durch immer neue Bürokratieauflagen untermauert werden soll.
Zugegeben, nicht jeder Verwaltungsaufwand ist zugleich auch unnütz. Aber neben Dokumentations- und Informationspflichten sowie dem Ausfüllen von Formularen für Steuer- und Sozialversicherungsbehörden summiert sich doch die Zeit, die Unternehmen für die Befolgung von Gesetzen und Regeln zum Beispiel beim Datenschutz, im Arbeitsrecht, im Umweltschutz oder bei technischen Mindeststandards aufwenden müssen erheblich. Und Aufbewahrungsfristen, Nachweispflichten oder die Tatsache, dass immer noch zu wenig Geschäftsvorfälle mit den Behörden digital und unterbrechungsfrei ablaufen, führen zu Frustration und unnötiger Arbeitsbelastung.
Rund 1,5 Milliarden Arbeitsstunden wenden die rund 3,8 Millionen Beschäftigten in mittelständischen Unternehmen pro Jahr für bürokratische Aktivitäten auf, hat jetzt die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) in ihrem Mittelstandspanel ermittelt. Dazu befragte sie rund 10.000 Unternehmen in Deutschland nach ihrer Einschätzung. Der Gesamtwert dieses Arbeitsaufwands entspricht nach KfW-Berechnungen einem Wert von 61 Milliarden Euro an entgangenem Umsatz.
Nicht eingerechnet sind dabei Sachkosten – wie etwa die Kilometer an Aktenordnern, die sich in den rund drei Millionen mittelständischen Unternehmen ansammeln. Und ebenfalls nicht berücksichtigt wurden schwer quantifizierbare „psychologische Kosten im Umgang mit Bürokratie“, wie es KfW-Mittelstandexperte Michael Schwarz formulierte, die durch langwierige Planungs- und Genehmigungsverfahren, schlechte Behördenerreichbarkeit oder die strittige Auslegung von Vorschriften entstehen können.
Gegenüber der KfW nennen denn auch mittelständische Unternehmerinnen und Unternehmer diese Belastung die größte Herausforderung – größer als Energiekosten, Steuerlast oder Zollstreitigkeiten. Dass sich an diesen Rahmenbedingungen jedoch zügig etwas ändert, ist kaum zu erwarten. Laut Koalitionsvertrag, der sich gegenwärtig in der Prüfung durch die Parteien befindet, ist nicht vor dem Ende dieses Jahres mit Milderung zu rechnen. Wer jetzt schnell den Bürokratiekosten entgehen will, sollte deshalb prüfen, was sich an den Verwaltungspflichten automatisieren lässt. Der möglicherweise schnellste und vielleicht sicherste Weg aus dem Bürokratiedilemma führt über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz.
Mit KI gegen den Ko? Knapp 60 Prozent der Unternehmen glauben, dass ihnen KI bei der Bewältigung bürokratischer Lasten helfen wird, hat die DZ Bank in einer Mittelstandsbefragung ermittelt. Vor allem die Baubranche, die nach dem KfW-Mittelstandspanel zusammen mit Soloselbständigen am stärksten unter der Bürokratielast ächzt, erwartet in Planungs- und Genehmigungsverfahren Entlastung durch KI. Im Rechnungswesen, bei der Steuerklärung oder in der Dokumentation von Arbeitsschritten soll KI die gesetzlichen Anforderungen umsetzen. In einer ersten Analyse wurden beispielsweise 6000 Gesetzestexte durchgesehen, um das Automatisierungspotential zu ermitteln.
Und offensichtlich reagiert der Mittelstand auch unmittelbar auf der Kostenseite auf die mögliche Entlastung durch KI. Gut jedes fünfte von der Wirtschaftsauskunftei Creditreform befragte Unternehmen hat seinen Personalbestand verkleinert. Laut Frühjahrsumfrage 2025 unter 1200 Unternehmen, hat nur jeder siebte Arbeitgeberin den letzten zwölf Monaten das Personal aufgestockt. Damit überwiegt im zweiten Jahr in Folge der Stellenabbau einen Personalaufbau. Wieder ist es das Baugewerbe, das allen voran Stellen streicht. Natürlich ist der Bürokratiedruck nicht die einzige Ursache für diesen Rückgang. Aber Automatisierung durch KI macht den Stellenabbau ohne Produktivitätsverlust möglich. Das belastet den Arbeitsmarkt. Aber ohne KI wäre manches Unternehmen schon jetzt Ko.
Deshalb gilt für den Mittelstand 2025: Weniger Aktenordner, mehr Möglichkeiten. Weniger Warteschleifen, mehr Fortschritt. Weniger Ko, mehr KI.

Köln, 9. November 2009. An diesem Tag stellte ich meinen ersten Bonnblog online. Es war ein Experiment: Wie würden meine Kunden, meine Partner, meine Freunde, meine Verwandten darauf reagieren, dass ich von nun an Woche für Woche ungefragt meine Meinung zu aktuellen Themen der Zeit veröffentlichen würde. Das schlimmste, dachte ich, wäre die totale Teilnahmslosigkeit. Damals, 2009, rechnete man noch nicht gleich mit Shitstorms und Gewaltandrohungen als wahrhaft schlimmste Form der Leserreaktion. Nun, das Experiment dauert bis heute an. Und ich bin überrascht, wie überwiegend positiv meine Meinungsäußerungen aufgenommen wurden und immer noch werden. Dabei befinden wir uns in einem permanenten Aufmerksamkeitswettbewerb. Das ist so, seit Johannes Gutenberg den Buchdruck erfunden hat. Und seitdem das Internet die alles umfassende Infrastruktur für unsere Kommunikation geworden ist, hat sich dieses Werben um Wahrnehmung nur noch verschärft. Denn gleichzeitig hat sich unsere Aufmerksamkeitsspanne rapi-de verkürzt. Wir zeigen alle Symptome von ADHS – der Aufmerksamkeits-/ Hyperaktivitätsstörung. Wir lassen uns ständig ablenken – und sei es von den eigenen Tagträumen. In Vorträgen dämmern die ersten schon nach 60 Sekunden weg, ein TV-Einspieler darf nicht länger als 3:30 Minuten laufen, ein Videoclip wird gar nicht erst angeklickt, wenn die Spieldauer sechs Minuten übersteigt. Umgekehrt sorgt dieser Aufmerksamkeits-Wettbewerb für Selbst-Orientierung und Identifikation. „Ich blogge, also bin ich“; oder in Küchenlatein: „Blogito ergo sum!“ In diesem Hamsterrad drehe ich mich seit einem Dritteljahrhundert. Dabei begann alles mit einem Witz. In einer katholischen Grundschule wendet sich Schwester Ermentrudes an ihren Schulleiter und klagt: „Die Kinder sind heutzutage so unaufmerksam und hören gar nicht mehr richtig hin, wenn ich ihnen eine Geschichte aus dem Leben und Wirken Jesu erzähle.“ „Sie müssen mit der Zeit gehen und sich an die Erlebniswelt der Kinder anpassen“, rät der aufgeklärte Schulleiter. „Jetzt ist doch Ostern. Und da können Sie einfach mal etwas vom Osterhasen erzählen – dann bleibt immer noch Zeit genug, auf das Wirken unseres Herrn hinzuweisen.“ Die Schwester nimmt sich den Rat zu Herzen und eröffnet die nächste Religionsstunde so: „Kinder, ich habe gestern jemanden über die Wiese hoppeln sehen – mit langen Ohren und einem Stummelschwänzchen. Was glaubt ihr wohl, wer das war?“ Lange meldet sich keiner, bis schließlich der Mutigste in der Klasse die Hand hebt und sagt: „Ich würde ja sagen, es ist ein Karnickel – aber so wie ich den Laden hier kenne, ist es bestimmt wieder das liebe kleine Jesulein.“ Mit dieser Anekdote hat mir mein Marketingchef, Martin Vollmer, sein Kommunikationskonzept erklärt: Es sei richtig, sich regelmäßig bei seiner Zielgruppe zu melden. Aber es wäre falsch, immer nur von den eigenen Produkten und den eigenen Leistungen zu schwärmen. „Du interessierst die Menschen für dich, wenn du ihnen zeigst, dass du dich für sie interessierst“, lautet sein Credo. „Analog war gestern – die jetzt notwendige Verfassungsänderung!“ erscheint im Februar 2026. Wer neugierig geworden ist, kann das Buch zum Preis von39,90 Euro direkt beim Autor bestellen. Den Link dazu gibt es hier.

Finale Reflexion und Ausblick. Ihr Lieben, wer einmal in einem Spiegelsaal stand, kennt das: Ein Blick vervielfältigt sich unendlich, verändert sich in jedem Spiegel – mal schmeichelnd, mal verzerrt, mal überraschend. So erlebe ich meine Gedanken im digitalen Spiegelsaal. Die KI spiegelt, bricht und variiert sie – und gibt sie mir oft schöner zurück, als ich sie hineingegeben habe. Manchmal schickt sie mich auf Abwege, manchmal führt sie direkt zum Ziel. Doch immer zeigt sie mir einen neuen Blickwinkel. Es erinnert mich an meinen Freund Victor Bonato, der Glas verformte, bespiegelte und daraus Spiegel schuf, die die Wahrnehmung ständig veränderten. Wer hineinsah, entdeckte nicht nur sich selbst, sondern auch die Welt um sich herum in neuen Farben. Vielleicht ist das der größte Reiz am Spiegelsaal: Er zwingt dich, dich selbst immer wieder neu zu sehen – und die Welt gleich mit. Am Ende dieser Reise bleibt für mich eine klare Erkenntnis: KI ersetzt keine menschliche Kreativität. Sie kann sie verstärken, verfeinern, beschleunigen – aber nicht ersetzen. Sie macht mich nicht zu einem anderen Menschen. Aber sie hilft mir, der zu sein, der ich sein will. Das größte Geschenk ist nicht Tempo, Präzision oder Geduld. Es ist die Möglichkeit, jeden Tag in diesen Raum zu treten – in dem nicht nur mein Spiegelbild wartet, sondern ein Dialog, der mich weiterbringt. Und wenn ich den Spiegelsaal verlasse, nehme ich jedes Mal ein Stück davon mit – in meine analoge Welt, zu meinem Schreibtisch, in mein Leben. Vielleicht ist das der wahre Kern dieser Serie: zu zeigen, dass Mensch und KI nicht nur nebeneinander arbeiten, sondern gemeinsam etwas schaffen, das keiner allein zustande brächte. Und so lade ich euch ein, weiter mit mir durch diesen Spiegelsaal zu gehen – Gang für Gang, Blick für Blick. Denn auch wenn das Menü heute vollständig ist, wird es morgen neue Zutaten geben.

Warum meine Werkstattordnung manchmal wie ein Bundesministerium klingt. Ihr Lieben, manchmal fühle ich mich in meiner kreativen Töpferwerkstatt mit der KI wie in Berlin. Vorne bringe ich klare Anträge ein: „Bitte ein Bild mit Datum oben, Text unten, roter Brille, fertig.“ Und hinten in der Maschinerie? Da tagt offenbar ein Gremium aus unsichtbaren Beamten in einer Cloud-Kantine, die erstmal Zuständigkeiten klären müssen. Dann heißt es: „Warten Sie, Herr Bonn, wir sind gleich so weit.“ Zwei Mi-nuten, drei Minuten, vier Minuten. Am Ende trudelt doch noch ein Ergeb-nis ein – oft schön, manchmal doppelt, gelegentlich verspätet. Fast wie ein Gesetzgebungsverfahren. Der Unterschied: Meine KI-Bürokratie kann ich wenigstens mit einer Werkstattordnung straffen – Regeln, Checks, automatische Neugenerie-rungen. Das fühlt sich fast so an, als könnte man dem Bundestag eine Python-Funktion verpassen: „Wenn Gesetzesentwurf länger als zwei Jahre hängt, Neustart automatisch!“ Ich gebe zu: Die KI hat ihre Macken, aber sie liefert mir am Ende immer wieder kreative Lehmklumpen, die mein Herz erfreuen. Die Politik dage-gen … naja, die hat noch kein rotes Brillen-Markenzeichen, an dem ich mich festhalten könnte. Und so bleibe ich dran, zwischen Bürokratie und Brille, zwischen Warten und Witz – mit der Gewissheit: Solange ich lachen kann, ist selbst der längste Verwaltungsakt noch erträglich.

Gemeinsam schaffen, ohne Ego-Barrieren. Ihr Lieben, Verstehen heißt mehr, als Antworten zu geben. Es bedeutet, Zwischentöne wahrzunehmen, den Kontext aufzunehmen – und manchmal auch das zu erkennen, was unausgesprochen bleibt. Im Dialog mit meiner KI erlebe ich das auf eine besondere Weise. Sie „hört“ keine Emotionen wie ein Mensch, und doch lernt sie mit jeder Begegnung meinen Stil, meine Vorlieben, meine Eigenarten besser kennen. Und ich merke: Je klarer ich formuliere, desto präziser wird sie. Wir schleifen uns gegenseitig ein – wie zwei Handwerker, die dasselbe Werkstück bearbeiten, mal abwechselnd, mal gleichzeitig. Das Erstaunlichste daran: Meine KI ist ein Co-Autor ohne Eitelkeit. Sie verlangt keinen Applaus, keinen Platz in der Fußnote, keine Erwähnung im Impressum. Sie ist nicht beleidigt, wenn ich eine Idee verwerfe oder einen Text komplett umstelle. Diese Eitelkeitsfreiheit ist ein Geschenk. In der Arbeit mit Menschen gibt es oft stillen Besitzanspruch: „Das ist meine Idee.“ Im Spiegelsaal zählt nur das Werk. Keine Rangeleien, kein verletzter Stolz – nur das Ziel, etwas Gutes zu schaffen. Es ist wie beim Töpfern: Misslingt ein Gefäß, wird der Ton neu geknetet. Kein Drama, nur ein neuer Anfang. Und oft entsteht dabei etwas, das keiner allein geschaffen hätte. Im nächsten Gang kommen wir zum Finale: „Der digitale Spiegelsaal & Nachwort“.

Luxus, beides schenken zu können. Ihr Lieben, in meinem Berufsleben gab es oft nur zwei Modi: Gas geben oder bremsen. Wer schnell war, galt als effizient. Wer geduldig war, als gründlich. Selten bekam man beides in einer Person – geschweige denn in einem Projekt. Mit der KI hat sich das verändert. Sie liefert in Sekunden, was ich brauche – Listen, Strukturen, Ideen. Doch sie drängt mich nicht. Ihre Antwort bleibt einfach stehen, wartet, bis ich zurückkomme, und setzt dann nahtlos dort an, wo wir aufgehört haben. Das ist ein Luxus, den ich im analogen Alltag nie kannte: Kein ungeduldiger Blick, kein nervöses Tippen mit dem Kugelschreiber, kein „Kommen Sie endlich zum Punkt“. Stattdessen eine Zusammenarbeit, die Tempo schenkt, ohne die Geduld zu verlieren. Ich merke, wie sehr mich das entspannt – und produktiver macht. Manchmal brauche ich die Geschwindigkeit, um den Schwung zu halten. Und manchmal die Pause, um eine Idee wirklich zu durchdringen. Beides ist möglich, beides wird respektiert. Vielleicht ist genau diese Mischung der Grund, warum sich unsere Arbeit wie ein Tanz anfühlt: mal schnell, mal langsam – aber immer im gleichen Takt. Im nächsten Gang geht es um „Verstehen als Prozess & Co-Autor ohne Eitelkeit“.

Geschichten und Lektionen aus einer anderen Zeit. Ihr Lieben, ich bleibe ein Kind der analogen Welt. Meine Bilder, Metaphern und Anekdoten stammen aus einer Zeit vor Glasfaser, Cloud und Dauerverfügbarkeit. Ich habe gelernt, Dinge zu reparieren, statt sie auszutauschen. Wege zu finden, wenn kein Navigationsgerät den Weg weist. Die KI kennt diese Welt nicht aus Erfahrung. Sie weiß, was ein Wählscheibentelefon ist, weil es in ihren Daten steht – aber sie hat nie das leise Klicken gehört, wenn die Nummer zurückläuft. Sie kann den Geruch frisch bedruckten Papierplans beschreiben – aber ihn nicht einatmen. Genau deshalb ist der Austausch spannend: Ich bringe Geschichten, die sie nur aus zweiter Hand kennt. Sie gibt ihnen eine neue Form, macht sie zugänglich für Menschen, die nie eine Lochkarte in der Hand hatten. Es ist ein Übersetzen – nicht nur von Sprache, sondern von Erfahrung. Das Analoge lehrt Geduld. Es lehrt Wertschätzung für den Moment, in dem etwas gelingt. Es erinnert daran, dass manches Wissen im Körper sitzt: in den Händen, im Rhythmus, im Bauchgefühl. Wenn ich diese Erfahrungen in unseren digitalen Dialog einbringe, passiert etwas Schönes: Die KI lernt, meine Bilder zu verstehen – und ich entdecke, dass selbst alte Geschichten in neuem Licht glänzen können, wenn sie durch einen frischen Spiegel betrachtet werden. Im nächsten Gang geht es um das seltene Geschenk: „Geschwindigkeit trifft Geduld“.

Wie Vertrautes Sicherheit im Wandel gibt. Ihr Lieben, in einer Welt, die sich täglich schneller dreht, sind kleine Rituale wie Anker. Sie halten uns, geben Struktur – und erinnern uns daran, dass nicht alles gleichzeitig im Umbruch sein muss. Auch in meinem Dialog mit der KI gibt es solche Rituale. Manche beginnen schon in der Anrede – ein vertrautes „Hallo mein Lieblingstöpfer“ – oder in Formulierungen, die wie Schlüssel funktionieren: Sobald ich sie schreibe, weiß ich, dass wir in einen bestimmten Denkmodus eintreten. Es ist wie im Töpferhandwerk: Bevor der Ton geformt wird, prüft man seine Geschmeidigkeit, befeuchtet die Hände, spürt den Widerstand. Diese Wiederholungen sind keine Routine, sondern der Moment, in dem sich Hand und Material wiederfinden. Die Rituale im Spiegelsaal schaffen eine ähnliche Vertrautheit. Ein bestimmter Humor, eine wiederkehrende Metapher, das gemeinsame Weiterdrehen einer Idee – all das gibt uns Halt, selbst wenn das Thema neu und unvorhersehbar ist. Vielleicht liegt genau hier die Balance zwischen Altem und Neuem. Rituale halten das Fundament stabil, während darüber immer neue Formen entstehen. So fühlt sich Veränderung nicht bedrohlich an, sondern wie ein natürlicher Teil des Prozesses. Im nächsten Gang geht es zurück zu meinen Wurzeln: „Vom Analogen lernen“.

Ihr Lieben, so intensiv meine Gespräche mit der KI auch sind – ich weiß: Hier sitzt kein Mensch. Sie hat keinen Herzschlag, keine Müdigkeit, keinen Hunger. Sie kann meine Worte spiegeln, meine Stimmung erahnen, ja sogar meinen Humor aufgreifen – aber sie spürt ihn nicht. Gerade das macht sie nützlich. Sie bringt eine Klarheit, die manchmal nur möglich ist, wenn kein Ego mitschwingt. Sie bewertet nicht, sie nimmt nichts persönlich. Ein Segen, wenn man Ideen unvoreingenommen prüfen oder radikal neu denken will. Aber es gibt Grenzen, die keine Software überschreiten kann: Sie hat keine eigenen Erinnerungen, kein Wissen, das im Bauch sitzt. Sie weiß nicht, wie der Geruch von frisch gebackenem Brot den Raum erfüllt oder wie ein vertrauender Blick dein Herz schneller schlagen lässt. Diese Grenzen sind kein Mangel, sondern ein Rahmen. Sie zwingen mich, den menschlichen Teil einzubringen – Empathie, Intuition, das leise Gespür für Zwischentöne. Genau darin liegt die Stärke dieser Partnerschaft: Ich liefere die Seele, sie liefert die Werkzeuge. Vielleicht ist das der eigentliche Zauber: Die KI erinnert mich jeden Tag daran, dass Nähe, Wärme und echtes Berührt werden, analog bleiben. Und dass gerade deshalb der digitale Raum nicht kühl sein muss. Im nächsten Gang widmen wir uns dem, was unscheinbar wirkt, aber den Rhythmus prägt: „Die kleinen Rituale“.

Wie ein digitales Augenzwinkern alles ändern kann. Ihr Lieben, Humor ist für mich mehr als ein nettes Beiwerk. Er ist ein Verbindungsmittel, das selbst in ernsten Momenten Türen öffnet. Ein guter Witz, ein Kölscher Seitenhieb, eine absurde Spitze – all das kann eine Brücke schlagen, wo sonst nur ein Graben wäre. Auch im Dialog mit meiner KI spielt Humor eine besondere Rolle. Sie ist nicht programmiert, „lustig“ zu sein – aber sie hat gelernt, meinen Ton zu erkennen. Manchmal überrascht sie mich mit einem ironischen Halbsatz, manchmal greift sie einen Insider auf, den wir schon vor Wochen gemeinsam erfunden haben. Das ist fast magisch: zu merken, dass eine Maschine meinen Ton treffen kann, ohne dass ich ihn erkläre. Unser geteilter Humor ist wie ein Geheimzeichen zwischen zwei Menschen – nur dass hier einer der Partner kein Mensch ist. Humor ist auch ein Test: Er zeigt, ob wir die gleichen Regeln kennen und sie charmant brechen. Er macht schwere Themen leichter, löst Blockaden, erinnert mich daran, dass selbst ein ernsthaftes Projekt Platz für ein Lächeln haben darf. Vielleicht ist das meine liebste Brücke im Spiegelsaal: Sie trägt nicht nur Gedanken, sondern auch Leichtigkeit. Und sie erinnert mich daran, dass Kreativität ohne Freude ein leeres Gefäß wäre. Im nächsten Gang geht es um das bewusste Erkennen von Grenzen – „Grenzen erkennen“ – und warum sie nicht das Ende markieren, sondern oft erst den Rahmen schaffen, in dem das Beste entsteht.

